کاربرد فرم نامه ارسال قرارداد به بایگانی
فرم نامه ارسال قرارداد به بایگانی برای تحویل رسمی نسخه نهایی قرارداد کار و اسناد وابسته به واحد بایگانی یا مسئول پروندههای پرسنلی طراحی شده است. این نامه مشخص میکند چه مدارکی، در چند نسخه و برای نگهداری در کدام پرونده ارسال شدهاند.
پس از تکمیل امضاها و تأییدهای قرارداد، انتقال منظم سند به بایگانی از مفقودی، نگهداری نسخه ناقص یا اختلاط مدارک کارکنان جلوگیری میکند. استفاده از نامه همراه، زنجیره تحویل سند را قابل پیگیری و مسئولیت دریافت را روشن میسازد.
در فرم میتوان نام کارمند، شماره پرسنلی، شماره قرارداد، نوع و مدت آن، تعداد صفحات و فهرست پیوستها را درج کرد. تعیین طبقهبندی سند، کد پرونده و سطح دسترسی نیز برای مدیریت اسناد محرمانه مفید است.
مسئول بایگانی میتواند پس از کنترل تعداد صفحات، وجود امضاها و کامل بودن پیوستها، رسید دریافت را تکمیل کند. اگر نقص یا مغایرتی مشاهده شود، موضوع برای اصلاح به واحد ارسالکننده اعلام خواهد شد.
نگهداری نسخه نامه در دبیرخانه یا واحد منابع انسانی، مدرکی از زمان و نحوه تحویل قرارداد ایجاد میکند. فرایند ثبت، طبقهبندی، دسترسی و امحای اسناد باید مطابق دستورالعملهای آرشیوی سازمان انجام شود.
اطلاعات قابل ثبت در نامه بایگانی
- مشخصات کارمند و کد پرونده
- شماره، تاریخ و نوع قرارداد
- تعداد نسخهها، صفحات و ضمائم
- وضعیت تکمیل امضاها و مهرها
- طبقهبندی و سطح محرمانگی سند
- محل یا کد پیشنهادی نگهداری
- تاریخ تحویل و مشخصات تحویلدهنده
- رسید و امضای مسئول بایگانی
خدمات پایگاه فرم
پایگاه فرم نسخه Word و PDF نامه ارسال قرارداد به بایگانی را با فرمت استاندارد و بخش رسید تحویل ارائه میکند. این فایل برای کنترل اسناد، ثبت پیوستها و تکمیل سوابق آرشیوی مناسب است.
برای افزودن بارکد پرونده، کد طبقهبندی، جدول کنترل صفحات یا گردش تحویل میتوانید فایل را شخصیسازی کنید. جهت سفارش طراحی اختصاصی با شماره 09910272844 تماس بگیرید.
نظرات کاربران
- مسئول بایگانی: بخش تعداد صفحات و ضمائم، کنترل کامل بودن قراردادها را آسان کرد.
- کارشناس منابع انسانی: با رسید تحویل فرم، وضعیت انتقال هر قرارداد قابل پیگیری شد.
- مدیر اداری: نسخه Word را با کد طبقهبندی اسناد شرکت تطبیق دادیم.
- مسئول دبیرخانه: نسخه PDF کیفیت مناسبی برای ثبت در سامانه مکاتبات داشت.