کاربرد فرم نامگذاری فایلهای اسناد
فرم نامگذاری فایلهای اسناد برای تعریف و ثبت قواعد مشخص در نامگذاری فایلهای مرتبط با اسناد سازمانی طراحی شده است. این فرم به ایجاد یک نظام یکپارچه در آرشیو دیجیتال کمک میکند تا جستوجو، مرتبسازی و بازیابی فایلها به شکل دقیقتری انجام شود.
در این فرم میتوان اجزای نام فایل مانند شماره سند، تاریخ، واحد مربوطه، نوع سند، کد پروژه، شماره نسخه، پسوند فایل و الگوی نامگذاری مصوب را ثبت کرد. همچنین مسئول اجرا و کنترل رعایت این قواعد نیز قابل درج است.
استفاده از فرم نامگذاری فایلهای اسناد موجب کاهش اشتباه در ذخیرهسازی، افزایش نظم آرشیو و تسهیل دسترسی به اسناد الکترونیکی میشود. پایگاه فرم نسخه Word و PDF این محصول را برای دبیرخانه، بایگانی، فناوری اطلاعات و واحدهای کنترل اسناد آماده کرده است. برای تنظیم فرم مطابق ساختار سازمان، با شماره 09910272844 تماس بگیرید.
- مناسب برای تعریف و ثبت الگوی استاندارد نامگذاری فایلها
- امکان درج اجزای نام فایل، شماره نسخه و پسوند فایل
- کمک به نظم بیشتر در آرشیو و جستوجوی سریع اسناد
- دارای نسخه Word قابل ویرایش و نسخه PDF مناسب کنترل و آموزش
- قابل استفاده در بایگانی، دبیرخانه، IT و واحد کنترل اسناد
نظرات کاربران
- برای استانداردسازی نام فایلهای بایگانی خیلی مفید بود.
- بخش الگوی نامگذاری باعث هماهنگی بهتر بین واحدها شد.
- فرم به بازیابی سریعتر فایلها در آرشیو کمک کرد.
- نسخه Word برای تدوین دستورالعمل داخلی ما مناسب بود.